이파피루스 구글앱스 활용사례

Google Apps는 이파피루스가 종이없는 환경을 조성하고 연간 미화 22,000 달러의 비용절감을 이루는데 도움을 주었습니다.

조직

2004년에 설립된 이파피루스는 PDF-Pro를 이용한 고품질 전자 서류 소프트웨어와 PDF 서류 작성 소프트웨어의 개발 및 제공을 목표로 하고 있습니다.

사업의 궁극적인 목표는 기업, 정부, 교육기관 그리고 다른 법인들이 불필요한 서류작업에서 해방되도록 돕는 것입니다. 대한민국 서울에 본사를 둔 이파피루스는 50여명의 직원을 고용하고 있으며 미국 시애틀과 일본 동경에 사무실을 두고 북미와 일본에도 진출하고 있습니다.

도전

회사 직원의 대부분이 외근을 하기 때문에 업무를 볼 때 모바일 기기에 많이 의지하고 있었습니다. 따라서, 이파피루스는 이전에 사용하던 이메일 서버 및 마이크로소프트 아웃룩의 부족한 기능이었던 이동성 향상을 원했습니다.

회사는 또한 성과를 중심으로 평가되는 유연한 근무 시스템을 목표로 하였습니다. 성과에 초점을 맞춘 평가는 문서공유와 협업을 통한 직원들간의 효과적인 의사소통에 상당히 의지하고 있습니다.

부가적으로, 회사는 별도의 내부 IT 부서관리를 위해서는 특화된 소프트웨어가 필요했을 뿐만 아니라 비용이 많이 들었기 때문에 이메일, 캘린더, 문서 그리고 기타 모든 행정업무를 통합하는 종합적인 솔루션을 원했습니다.

솔루션

이파피루스는 2009년부터 Gmail의 무료 시험 버전을 사용하기 시작했고 해당 솔루션은 중단없이 원할하게 운영되는 것을 알게 되었습니다. 이전에는 이파피루스는 마이크로소프트 시스템을 토대로 한 KMS라고 불리우는 이메일 솔루션을 사용하였습니다.

회사는 또한 Google Apps가 종합적인 시스템 통합을 제공할 수 있는 것을 인식하게 되었고, 2012년에 Google의 파트너인 SBC Technology의 도움으로 솔루션을 유료버전으로 전환하기로 결정하였습니다.

결과

“Google Apps의 Google 드라이브와 Google 문서 도구는 직원들간의 협업 뿐만아니라  직원들과 외부 고객들과의 의사소통을 증진시키기 때문에,  회사가 유연한 근무 시스템을 실행할 수 있게 해 주었습니다. 이것을 통해서, 근무 효율이 15% 정도 향상 되었습니다.” 라고 최고지식경영자이자 제품개발관리자인 최흥식 이사가 말했습니다.  

Google Apps 실행 이후로, 이파피루스는 직원활용과 자원관리를 더 잘 할 수 있었습니다. 회사는 두 명의 내부 IT 직원들을 IT 지원역할이 아닌 핵심 사업기능에 더 집중할 수 있게 할당하였습니다.

“우리는 이전에는 내부 IT 기능이 일상적인 행정지원업무로부터 벗어날 수 있을거라고 전혀 생각하지 못했습니다. 하지만, Google Apps는 그것을 가능하게 하였고 저는 그것에 대해 진실로 감사하게 생각하고 있습니다.” 라고 최이사는 언급했습니다.

이파피루스는 종이사용을 줄이는 것에 헌신적입니다. 이파피루스는 Google 드라이브와 Google 문서도구를 통해 문서공유와 내부협업을 할 수 있게 됨으로써 종이의 사용량을 줄일 수 있게 되었고 결과적으로 연간 2천 5백만원 (미화 22,000 달러)을 절감할 수 있게 되었습니다.

“우리는 근무효율을 상당히 향상시켰으며 비용절감 효과도 볼 수 있었습니다. Google Apps는 종이 없는 사무환경을 만들고자 하는 우리의 비전을 성취할 수 있게 해주는 적당한 도구들을 갖고 있습니다.” 라고 최이사는 결론지었습니다.  

더 많은 구글앱스 활용사례를 보시려면 아래의 링크를 참고해 주십시요.

http://www.google.com/enterprise/apps/business/customers.html

세계 최대 온라인 식료품 유통 회사 오카도(Ocado) 구글앱스 활용 사례

[주요 인터뷰 내용]

오카도는 세계 최대 온라인 식료품 유통 회사입니다. 오카도에서 매주 약 60만명의 사람들이 식료품을 구매하고 배송을 받습니다.

기술이사 폴에 따르면, 오카도는 하루 24시간 매주 7일간 운영되는 비즈니스며 또한 여러 장소에서 동시에 운영됩니다. 

각 매장의 직원들이 문서, 메일, 일정 정보에 접근할 수 있어야 하며 시간과 장소에 상관없이 접속할 수 있어야 합니다. 이런 이유로 구글앱스를 선택하게 되었다고 말합니다.

우리는 모든것이 자동화되기를 원합니다. 고객의 편의를 위해 모든것이 간단하고 단순하게 되도록 만들기를 원하는데, 그 이면은 엄청나게 복잡한 기술이 우리가 하고 있는 일을 할 수 있도록 뒷받침해주고 있습니다.

우리 비즈니스 에서는 매초 약 2.5 MB 의 데이터가 발생됩니다. 고객이 상품을 클릭할때마다, 배달차량이 배달을 위해 거리로 나갈때마다, 지속적으로 데이터의 흐름이 기록되고, 기록된 데이터는 측정이 가능한 방식으로 가공됩니다.

핵심중 하나는, 이런것들을 클라우드상에서 한다는 것입니다.

앱엔진으로 최근 “Where is My Order”라는 자신의 주문한 배달이 어띠까지 진행됬는지 알 수 있는 앱을 개발했습니다. 

이 앱으로 고객들은 자신의 주문 상품이 Production Cycle 중 어디까지 진행되었는지 알수 있게 되었고, 일단 배달이 되면 구글맵과 연동되어 정확하게 어디를 지나고 있는지 알 수 있게 해줍니다. 

해외에서 오카도 서비스를 볼때도 클라우드에서 제공되는 오카도의 모든 서비스를 사용할 수 있으며, 이점이 대단한 장점이기도 합니다.

Google Sites Dashboard 와 Google Apps Script를 통한 기간계 Database 연동(JDBC)

구글사이트로 유용하고 쉽게 통계관련 Dashboard를 만들 수 있습니다.

- 아래 이미지와 같이 Sales 실적 내용이나 Cost 지출 내용, 재고 현황등을 구글사이트 Dashboard를 통해 한눈에 확인할 수 있습니다.

위의 Dashboard 사이트와 같이 구글앱스의 Spreadsheet 에 있는 자료를 Chart gadget을 통해 쉽게 차트 형식으로 사이트에 추가할 수 있습니다.

또한 Spreadsheet의 데이터는 내부 Database(MySQL) 등과 연동해서 가져올 수 있습니다.

- 아래 Spreadsheet는 내부 MySQL 서버로 부터 가져온 데이터 입니다.

- 아래는 SQL Database에서 특정 데이터 값을 변경을 수행한 화면 입니다.

- Google Apps Script를 통해 아래의 코드로 SQL 서버에 접속해서 Batch 작업을 수행을 할 수 있습니다.

위의 내용과 같이 Google Sites 도구를 이용해 쉽고 빠르게 Dashboard를 만들 수 있으며 내부 Database와도 Google Apps Script를 통해 연동이 가능합니다.

Domain Shared Contact App V2.0 made using Google Apps Script

Google Apps Script로 만든 Shared Contact V2.0 로 업그레이드 되었습니다.

이번에 추가된 기능은 아래와 같습니다.1. 사용자 검색 기능2. Bulk Upload 기능(추가, 삭제, 수정)
Google Apps Script를 통해 다양한 자동화 작업을 하실 수 있습니다.추후 공개 버전이 출시되면 또 공유 드리겠습니다.

Drive + Gmail + G+ Photo 의 30 GB 공간을 하나로 ~

Drive + Gmail + G+ Photo 의 30 GB 공간을 하나로 ~

Drive, Gmail 그리고 Google+ Photo 용량 공간이 모두 하나로 합쳐졌습니다. 이제, 30 GB 내에서 조직의 특성과 각자의 활용도에 따라 Gmail 의 25GB 이상 공간을 사용하실 수 있게 되었습니다.
물론, 드라이브 용량을 추가 구매하시는 용량만큼 드라이브, 메일, 구글의 사진의 공간을 활용하실수 있게 됩니다.

자세한 내용은 아래 원문정보를 참고해 주십시요.

http://goo.gl/Q9q6L

Power Start with Google Apps for Retail Industry (5/14일_화요일_구글코리아_오후3시 )

유통업계 종사자를 위한 Power Start with Google Apps 를 개최합니다. 

유통업 해외사례 중심으로 진행됩니다. 

행사 등록은 : http://www.sbctech.net/training/industry-event

소정의 기념품도 준비되어 있습니다.

** 인원이 초과 될경우 유통업 관계자 분들 먼저 접수 받습니다.

구글앱스 스크립트로 만든 공용 주소록 V 1.0

구글앱스에서는 공용주소록(Shared Contact)을 추가하는 사용자 입력 화면을 기본적으로 제공하지 않습니다.

따라서 일반 사용자가 공용주소록을 추가 하기가 쉽지가 않습니다.

이를 위해 구글앱스에서 제공하는 Google Apps Script와 Google Sites로 간단하게 

공용주소록(외부 고객 주소록)을 관리하는 

어플리케이션을 개발 하였습니다.

주요 기능 :

• 사용자 추가, 삭제, 편집
• Bulk upload ( 구글 드라이브의 스프레드시트에 신규로 등록할 사용자들을 입력하고 한번에 파일로 업로드)
• 다중 전화번호, Email, 주소

앞으로 추가할 기능 :

• Bulk upload(대량 사용자 일괄 편집 및 삭제)
• 검색 기능

아래는 실제 구현된 구글사이트에 포함된 Shared Contact 관리 화면을  보여 줍니다.

- 신규 사용자 등록 화면 (오른쪽 상단 New 버튼으로 작성)

- Shared Contact에 올려진 주소록

- Shared Contact 편집 및 삭제 화면

- 대량으로 파일을 업로드 하기 위해서는 업로드할 사용자를 Google Drive에 스프레드시트 파일에 

다음과 같은 형식으로(Name, Job Title, Company, Email, Phones, Address) 미리 데이터를 만들어 놓습니다.

- 대량 사용자 등록 화면 ( 오른쪽 상단의 “Bulk Import” 버튼을 눌렀을 때 실행되는 화면)

- 구글 드라이브에 미리 만들어 놓은 스프레드시트 화일을 Choose spreadsheet 아래 버튼을 눌러 선택 

- 업로드  성공시 몇건이 정상적으로 업로드 되었는지 보여주는 화면

- 모두 정상적으로 추가되면 Spread Sheet의 마지막 column 에 “Done”으로 나타 납니다.

- Shared Contact는 반영되는데 시간이 소요됩니다. 바로 반영되지 않고 길게는 24시간이 걸리수도 있습니다.

적용이 잘 되면 아래의 화면과 같이 메일 작성 시 Shared Contact의  Email을 쉽게 확인할 수 있습니다.

현재는 해당 Application을 사용하기 위해서는 따로 스크립트를 해당 도메인에 복사를 해서 몇 가지 Deploy 단계가 필요합니다.

이러한 Deploy 절차로 현재는 저희 SBC 고객 분들을 위해서는 무료로 제공해 드리고 있습니다.

추 후 Chrome web store 버전이 나오면 공개해 드리겠습니다.

필요하신 분은 메일 남겨주시면 도움 드리도록 하겠습니다.

감사합니다.